ای-میل کریں مگر احتیاط سے!

ایک دور تھا کہ جب لوگ پیغام رسانی کے لیے خطوط لکھا کرتے تھے اور پیغامات کی تیز تر ترسیل کے لیے مختلف ذرائع اپناتے تھے جن میں کبوتروں کا استعمال عام تھا۔ جیسے جیسے زمانہ ترقی کرتا گیا، پیغامات کی ترسیل کے لیے بھی مختلف انداز اپنائے جانے لگے۔ لیٹر بکس اور ڈاک خانے ایک عرصے تک تیز ترین ذریعہ ترسیل شمار کیے جاتے رہے ہیں۔

ٹیکنالوجی کی ترقی کے ساتھ ساتھ خطوط کا رواج بھی کم ہو گیا ہے۔ لوگوں کو اپنے پیغامات کے لیے تیز ترین ذریعہ مواصلات یعنی انٹرنیٹ کی سہولت حاصل ہو چکی ہے۔ اب لوگ ایک چٹھی کے لیے دنوں تک انتظار کرنا گوارا نہیں کرتے بلکہ وہ چاہتے ہیں کہ ان کا پیغام فوراً منزل مقصود تک پہنچ جائے۔ اس سلسلے میں “ای-میل” نہایت مؤثر ذریعہ ابلاغ ہے جو ہر سطح پر لوگ استعمال کر رہے ہیں۔
 

ای-میل لکھنے کے فوری بعد سینڈ کے بٹن کو کلک کرنا بھی لوگوں کا محبوب مشغلہ ہے۔ اسپیلنگ غلط ہوں یا فقرے بے ترتیب لکھے ہوں ان پر غور کرنا مناسب نہیں سمجھا جاتا۔ ای-میل میں اسپیلنگ اور گرائمر کے اصولوں کو مدنظر رکھنا اہم ہے، خصوصاً جب آپ اپنے موبائل سے ای-میل کر رہے ہوں۔ اسی طرح ای-میل کو مختصر بنانا اچھی عادت ہے لیکن اتنے مختصر الفاظ استعمال کرنا کہ پڑھنے والا سمجھ ہی نہ پائے اس سے گریز کیا جانا چاہیے۔ مثلاً FYI کا لفظ اکثر ای-میل میں استعمال کیا جاتا ہے جو مکمل لکھنے پر For Your Information بنتا ہے لیکن کچھ لوگ اس سے بھی کنفیوز ہو جاتے ہیں اور وہ اسے For your action یا پھر For your approval پڑھنے لگتے ہیں۔ لہٰذا ہمیشہ وہ الفاظ استعمال کریں جنہیں لوگ آسانی سے سمجھ سکیں۔

ای-میل لکھتے ہوئے لوگ تمام الفاظ بڑے حروف تہجی میں لکھ دیتے ہیں۔ پوری دنیا میں کوئی بات بڑے حروف تہجی میں لکھنے کا مطلب ‘چلّانا’ سمجھا جاتا ہے۔ یعنی آپ کسی پر اونچا چلا رہے ہوں۔ یہ نامناسب اور برا سمجھا جاتا ہے اور اس وجہ سے آپ کی ای-میل کا مقصد تو ضائع ہوتا ہی ہے، ساتھ ساتھ آپ کی شخصیت کے بارے منفی سوچ پروان چڑھتی ہے۔

اکثر لوگ ای-میل میں اپنا پیغام ایک ہی طویل پیراگراف میں بیان کر دیتے ہیں۔ اس سے اہم باتوں کی جانب سے توجہ ہٹ جایا کرتی ہے اور پڑھنے والا طوالت سے اکتا کر مکمل ای-میل پڑھنا گوارا ہی نہیں کرتا۔ ایس ایم ایس اور ای-میل میں زمین آسمان کا فرق ہے، لیکن لوگ ای-میل لکھتے ہوئے ایس ایم ایس کی زبان استعمال کرتے ہیں جو کہ نہایت بری عادت سمجھی جاتی ہے اور اس سے کاروباری ساکھ متاثر ہونے کا خدشہ ہوتا ہے۔

الیکٹرانک میڈیا کے اس دور میں ای-میل ایک اہم ضرورت بن چکی ہے۔ آپ طالب علم ہوں، ملازمت پیشہ ہوں یا پھر کوئی کاروباری شخصیت، ای-میل کرنے کا انداز اور طریقہ کار آپ کے پیغامات کو مؤثر اور غیر مؤثر دونوں بنانے کا اختیار رکھتا ہے۔ لہٰذا ای-میل کرنا سیکھیے اور لوگوں میں اپنی ایک پہچان بنائیے تاکہ جب بھی آپ کی ای-میل کسی کو پہنچے تو وہ بلا تاخیر پڑھنے پر مجبور ہوجائے۔